Jak określić cele projektu?

Czy określanie celów jest ważne? Jak to robić, by dobrze ukierunkować pracę zespołu projektowego? Dowiedz się, jak prawidłowo określić cele projektu, nawet jeśli klient ma problem z jasnym mówieniem o tym, co jest celem projektu.

Czy cel projektu jest potrzebny

Od czasów studiów, a potem na każdym szkoleniu, słyszałem, jak ważny jest cel. Nie jest tym samym co marzenie. Powinien być określony, mierzalny i konkretny. A potem spotykam się z zespołem projektowym, który odnosi sukcesy, jest skuteczny i sprawny. Pytam ich o cel, a oni patrzą na mnie zdziwieni...

A zatem kto ma rację – ci, którzy każą definiować cele, czy ci, którzy tego nie robią, a mimo to są skuteczni?

Dlaczego nie definiujemy celów?

Tajemnica sukcesu zespołów niedefiniujących celów tkwi w tym, że one poprzez praktykę zgrały się i zintegrowały. Wypracowały swój sposób działania. I kiedy robią kolejny pierwszy projekt, to ten cel tak samo rozumieją. Znają go, tylko o nim nie rozmawiają. Cel jest domniemany i utrwalony przez praktykę. Dlatego pytanie ich o to, gdzie zapisali cel projektu może wydać im się niezasadne.

Inaczej rzecz się ma, gdy robisz projekt z nowymi ludźmi. Wtedy zdefiniowanie celu może mieć znaczenie. Badania uniwersytetu w Yale wskazują, że ci, którzy kiedyś zapisali swoje cele, dziś są o ileś procent bogatsi od tych, którzy tego nie zrobili. Kłopot tylko w tym, że ta historia nie jest prawdą. Nigdy na uczelni nie było takich badań. Tym niemniej, wiele znanych osób – artystów, sportowców, biznesmenów – opowiada, że skoncentrowanie na celu pomogło im zrobić karierę i osiągnąć sukces.

Dowiedz się, czego chcesz

Jeśli jesteś autorem projektu, będę cię namawiał, byś się bardzo dobrze zastanowił, co chcesz osiągnąć i z czym skończyć projekt. Wyobraź sobie siebie w dniu zakończenia projektu – co się dzieje, co ludzie widzą, co czują, co myślą. Co mogą zrobić, doświadczyć, kliknąć.

Inaczej jest, gdy robisz projekt na zlecenie. Wtedy sam musisz dowiedzieć się o cel. A o nim opowie ci klient. Warto go o to pytać. Na czym mu zależy? Co chciałby dostać na koniec projektu? Co ty musisz zrobić, by projekt zakończył się sukcesem? Zadawanie pytań pogłębiających doprowadzi do tego, że wydobędziesz to od klienta. Dalej - twoją powinnością jako kierownika projektu jest nazwać cel. Zapytać klienta, czy dobrze rozumiesz, że na koniec projektu chciałby mieć … i tu wymieniasz, to, o czym rozmawialiście. Jeśli klient potwierdzi, można to zapisać.

Może się jednak zdarzyć, że z opowieści klienta nic wprost nie wynika. Zaproponuj wówczas przełożenie rozmowy na później, bo jeszcze nie czujesz tego, czego klient chce. Nie przechodź do porządku nad tym, że nie masz doprecyzowanego celu i nie został on zapisany i potwierdzony. Jeśli to nowy klient, dajcie sobie czas, by się oswoić i lepiej poznać. Wróć do tematu, by określić cel, bo niezdefiniowanie go może być w przyszłości źródłem problemów.

Jako kierownik projektu możesz mieć opory przed takim dopytywaniem. Możesz nie chcieć wprawiać klienta w dyskomfort. Bo twoje pytania mogą mu uświadomić, że nie umie opowiedzieć, czego chce, albo nie chce tego zrobić, albo w ogóle nie wie, czego chce. Po drugie, kiedy będziesz dopytywać, klient może pomyśleć, że nie znasz się na kwestiach będących przedmiotem projektu. Trzecia obawa może wiązać się z tym, że kierownik projektu będzie traktowany przez klienta jak teoretyk, który się urwał z uczelni. Poda ci ten cel, ale będzie postrzegał jako nieszkodliwego skrybę, który proponuje jakieś nieistotne rzeczy, bo się naczytał książek.

Definiuj cele w sposób mierzalny

Cel musi być mierzalny, tzn. musi być data, kiedy go mierzymy, najlepiej przed końcem projektu. Po drugie – musi być mierzalny w sposób jednoznaczny, niedyskusyjny, żeby potem nie było żadnych wątpliwości.

Więcej na ten temat pisałem tutaj: https://www.zarzadzanieprojektami.pl/blog/bledy-w-celach 

Definiuj cele zespołowo

Gorszy od narzuconego celu jest cel narzucony i różnie rozumiany. Niezależnie od tego, czy ty go wymyśliłeś, czy przyszedł z nim klient, weź zespół i określcie, jak go rozumiecie. Wiele osób to wiele perspektyw, pomysłów na nowe pytania. To różne doświadczenia, które mogą sprawić, że ten cel się zredefiniuje. Jeśli zespół tak samo rozumie, na czym polega cel, realizacja projektu jest o wiele łatwiejsza. Jeśli natomiast każdy rozumie go inaczej, a to jest dosyć częsta sytuacja, to mamy tu figurę geometryczną „cała naprzód we wszystkich kierunkach”.

Zespołowe definiowanie celu daje szerszą perspektywę i większą szansę na projektu, a przy tym lepszą motywację.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!